Wissensdatenbank spart Zeit und steigert Qualität
Im Gartengestaltungsbetrieb „Daldrup – Gärtner von Eden“ sind die Einarbeitungszeiten kurz und die Fehlerquoten minimiert
Wer bei „Daldrup – Gärtner von Eden“ einen neuen Job anfängt oder ein Praktikum beginnt, der sollte auf eine ungewöhnlich kurze Einarbeitungszeit vorbereitet sein. Denn der Gartengestaltungsbetrieb aus Havixbeck hat das gesamte Wissen seiner rund 40 Beschäftigten digital archiviert, strukturiert und für alle nutzbar gemacht. „Unser Wissensmanagement ist nichts anderes als die Einsicht, dass das Wissen in unserem Unternehmen viel zu wertvoll ist, um es mit dem Eintritt in den Ruhestand, einem Jobwechsel, Elternzeit, Pflegezeit, einer längeren Krankheit oder auch nur während eines Urlaubs nicht mehr nutzen zu können oder es nur auf Nachfrage weiterzugeben“, erklärt Projekt- und Innovationsmanager Dominic Daldrup.
Unbekannte Arbeitsschritte ohne Erklärungen richtig ausführen
Dass Prozesse und Arbeitsschritte aufgeschrieben und nachvollziehbar gemacht werden, hat in dem 1992 gegründeten Betrieb Tradition. „Wir hatten schon immer ein internes Handbuch – einen Ordner mit vielen Zetteln – in jedem Büro stehen. Darin das Gesuchte zu finden, war jedoch ebenso aufwändig wie der Austausch, wenn sich ein Prozess geändert hatte“, erklärt Daldrup. Die Konsequenz: Das Handbuch wurde kaum genutzt.
Das Thema blieb aber auf der Agenda – und Dominic Daldrup stieß bei einer Veranstaltung auf das Startup Tooltime aus Münster und seine Software „Know&Share“. Das Tool stellt alle Arbeitsschritte, die die Beschäftigten bei Daldrup machen, schrittweise und übersichtlich dar – auch mit Bildern und Videos, wenn gewünscht. Per Suchfunktion sind sie leicht zu finden. „So kann beispielsweise jemand, der neu ist oder einen Kollegen vertritt und noch nie eine Rechnung gestellt hat, dies ohne weitere Erklärungen tun“, erklärt Daldrup.
Übergaben sind bei Urlaubs- und Krankheitsvertretung nahezu überflüssig
Die Wissensdatenbank lohne sich mehrfach: „Unsere Praktikanten von der Technikerschule können dank des Tools innerhalb eines Tages sehr komplexe Angebote für ganze Gärten inklusive Wasserfläche, Terrasse, Zäune, Pflanzen und mehr erstellen. Das unterstützt uns und motiviert sie gleichzeitig, weil sie direkt wichtige Aufgaben übernehmen können.“ Als eine Mitarbeiterin das Unternehmen wegen eines Umzugs verließ, konnte sich ihr Nachfolger schnell einarbeiten. „Wenn Beschäftigte im Urlaub oder krank sind, ist kaum eine Übergabe notwendig, aber das hohe Qualitätsniveau gewährleistet“, so Daldrup.
Das gilt auch für die Garten- und Landschaftsbauer vor Ort bei den Kunden. Ihre Arbeitsschritte sind ebenfalls in der Datenbank hinterlegt. „Jeder Garten ist anders. Es gibt viele unterschiedliche Arbeiten: Welcher Zement muss benutzt werden. Welche Terrassenplatten brauchen welchen Untergrund. Der schnelle, unkomplizierte Zugriff auf die notwendigen Schritte minimiert Fehler und hilft, unseren hohen Standard zu halten“, erklärt Dominic Daldrup. „Und: Wir sparen in allen Bereichen sehr viel Zeit.“
Überschaubarer Aufwand zur Einrichtung der Wissensdatenbank
Um die Vorteile der Datenbank nutzen zu können, müssen die Beschäftigten allerdings zunächst die Arbeitsschritte für ihren Bereich dokumentieren. „Jeder hat in Stichworten aufgeschrieben, was er täglich macht und sich überlegt, wie man das jemanden erklären könnte, der morgen neu anfängt. Das ist natürlich zunächst eine große Hürde und kostet Zeit. Aber nicht so viel Zeit, wie man denken würde“, erklärt Daldrup. Pro Arbeitsbereich seien es etwa zehn Stunden gewesen, schätzt Daldrup – inklusive des Workshops zur Einführung des Tools. „Wir haben den Berg stückweise abgetragen und gleichzeitig unsere Prozesse auf Optimierungspotential überprüft. Da fällt schnell etwas auf, wenn sich alle ihre Arbeitsschritte vor Augen führen und aufschreiben.“ Für die Kosten des Dienstleisters, der auch das Einpflegen der Daten übernommen hat, erhielt das Unternehmen sogar eine finanzielle Förderung. „Somit hatten wir für die Einführung eigentlich nur die Arbeitszeit unserer eigenen Beschäftigten als Kosten – und den Vorteil, dass wir durch die traditionell etwas geringere Auftragslage im Winter uns die Zeit dafür nehmen konnten“, bilanziert Daldrup.
Das Förderprogramm go-digital
Finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie die Einführung einer Datenbank zum Wissensmanagement, Investitionen in die digitale Markterschließung oder die IT-Sicherheit ist über das Bundesprogramm go-digital möglich. Es richtet sich an Unternehmen mit maximal 100 Beschäftigten. Weitere Infos gibt es hier
