Mehr Effizienz und Zufriedenheit durch datengesteuertes Arbeiten
Deermann Zaunsysteme entwickelt Business-Intelligence-Lösung für KMU
Ein System, das im Unternehmen nicht nur automatisch meldet, wenn sich im Workflow ein Problem abzeichnet oder es eine Verbesserungsmöglichkeit gibt, sondern auch direkt einen Lösungsvorschlag macht: Das ist die Vision von David Hericks, Geschäftsführer der Deermann Zaunsysteme GmbH in Dülmen.
Geschäftsprozesse mit Daten optimieren
Die meisten Schritte, die dafür notwendig sind, hat sein Unternehmen bereits gemacht – und dafür gemeinsam mit dem ehemaligen Mitarbeiter der M·SOFT Organisationsberatung GmbH aus Dissen und Mitbegründer von k.ai, Marc Lunte, eine Software entwickelt: k.ai E (Economics). Seit Januar 2024 steht die Software über die neu gegründete k.ai GmbH auch anderen Unternehmen zur Verfügung. Geschäftsführer sind David Hericks und Marc Lunte. Die Abkürzung k.ai steht für knowledge.analytics innovation und beschreibt damit, was hinter ihr steckt: Daten, die intelligent aufbereitet und ausgewertet, die Geschäftsprozesse übersichtlicher, effizienter und mitarbeiterorientierter machen.
Dabei stand am Anfang nur ein einfacher Gedanke: Digitalisierung muss doch mehr sein als Zettel in einen PC zu bekommen. Zwar gab es bei Deermann bereits ein Dokumentenmanagement- und ein Warenwirtschaftssystem und eine digitale Zeiterfassung, „doch wir haben erst Mitte 2022 angefangen, ein Prozessdenken einzuführen“, erklärt Hericks. „Die Effizienzsteigerung dadurch war deutlich und wir wollten mehr. Die Monteure, aber auch die Beschäftigten im Büro sollten so wenig Zeit wie möglich mit Bürokratie und Dateneingaben verschwenden müssen.“
Mehr Übersicht, mehr Vorteile
Damit alle Informationen unmittelbar und automatisch an den richtigen Stellen landen, wurden immer mehr Workflows eingerichtet und die Menge der zu verwaltenden Daten stieg. „Wir kamen sehr schnell an den Punkt, an dem wir merkten, dass wir mehr Übersicht brauchen. Wenn wir die Stellschrauben nicht sehen, können wir auch nicht an ihnen drehen“, so Hericks. Der Gedanke, eine KI zu integrieren, lag nahe. Doch die Daten sollten im Unternehmen bleiben. Tools wie ChatGPT kamen deshalb nicht in Frage. Gemeinsam mit Marc Lunteentwickelte Hericks deshalb eine schlanke, auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnittene Business-Intelligence-Lösung. Für Einkauf, Verkauf, Lager und Controlling sind sämtliche Daten nun standardisiert in übersichtlichen Masken abruf- und auswertbar.
Für Deermann Zaunsysteme bedeutet dies, dass Projekte schneller abgerechnet werden können, die Liquidität höher, der Cashflow besser und die Zinszahlungen geringer sind. Angebote werden schneller erstellt und damit häufiger angenommen. Doch nicht nur deshalb ist die Auftragslage gestiegen: Aufträge werden schneller erledigt, weil alles für alle transparent ist, jeder sämtliche Informationen mit wenigen Klicks einsehen kann und entsprechend besser planen kann. „Früher konnten wir den Monteuren oft erst freitags sagen, dass sie ab Montag beispielsweise in Hamburg auf einer Baustelle sein müssen. Das hat zu hoher Unzufriedenheit und auch zu vermehrter Fluktuation geführt. Jetzt können wir den Monteuren in der Regel mit zwei Wochen Vorlauf sagen, wenn sie auswärts übernachten müssen – und haben so schon drei Beschäftigte wieder zurückgewonnen“, sagt Hericks.
Nächster Schritt: Verknüpfung mit KI
Dank der Verknüpfung mit einer KI meldet die Software bereits jetzt, wenn es beispielsweise eine Verzögerung gibt, etwas fehlt oder Ware nachbestellt werden sollte. Für den nächsten Schritt kommt der Bruder von David Hericks, der ebenfalls Mitbegründer von k.ai ist, ins Spiel: Jonas Bohn. Der Experte für Machine Learning, Deep Learning und KI arbeitet aktuell in seiner Doktor-Arbeit am Deutschen Krebsforschungszentrum in Heidelberg an der Entwicklung und dem Training von KI-Modellen, um radiologische Auswertungen in der Krebstherapie zu verbessern und zu beschleunigen. Nach der Promotion wird er sich ab dem nächsten Jahr der Entwicklung und dem Training von k.ai widmen, damit die Künstliche Intelligenz künftig nicht nur zeigt, wo To-Dos sind, sondern auch Optimierungen anzeigt und Verbesserungsvorschläge geben kann.
Foto: David Hericks (l.) und Marc Lunte.
Fotoverweis: Jan-Marlo Sokolowski
