Fokus KI: Konzentriert arbeiten und trotzdem erreichbar sein
In der Unternehmensgruppe G+D Elektrotechnik ist die KI-Sprachassistenz eine zuverlässige Bürokollegin
Sie ist immer erreichbar, immer freundlich und vergisst nie etwas: Petra, die KI-Sprachassistenz der Lüdinghauser Unternehmensgruppe „G+D Elektrotechnik“, „Das Lichthaus“ und „BOND Bespoke Lighting““. Seit Dezember 2024 gehört sie zu den 57 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gruppe – mit dem Unterschied, dass Petra sieben Tage die Woche und 24 Stunden am Tag arbeitet.
Der Impuls für den Einsatz der Sprachassistenz mit Künstlicher Intelligenz war der Wunsch der Mitarbeitenden, nicht ständig durch Telefonanrufe aus dem konzentrierten Arbeiten herausgerissen zu werden. „Als mir dann ein Kollege aus Süddeutschland von einer KI-Sprachassistenz erzählte, die er in seinen Betrieben einsetzt, klang das auch nach einer guten Lösung für uns“, erzählt Geschäftsführer Alexander Overhaus. „Zudem bringt uns die Einführung der KI-Assistenz in unserer agilen Digitalisierungsstrategie der Unternehmensgruppe voran. Wir wollen hier Vorreiter in der Handwerksbranche in der Region sein.“
KI-Assistenz nimmt Namen, Telefonnummer und das Anliegen auf
Wer etwa bei G+D Elektrotechnik anruft, hat allerdings nicht automatisch Petra am Telefon. „Wir haben uns dafür entscheiden, dass die Kolleginnen und Kollegen, die eher im Office-Bereich und nicht an Projekten arbeiten, auch weiterhin ans Telefon gehen“, erklärt Overhaus. „Allerdings klingelt das Telefon nur noch umlaufend bei jeweils einer Person. Wenn sie nicht abnehmen kann, nimmt Petra den Anruf entgegen. Außerhalb unserer Öffnungszeiten ist Petra direkt am Telefon.“
Steht der Anrufer zum ersten Mal mit der Unternehmensgruppe in Kontakt, nimmt Petra den Namen, die Telefonnummer und das Anliegen auf, erstellt ein kurzes Protokoll und sendet es per Mail mit einer Rückrufbitte an einen Mitarbeitenden in der passenden Abteilung. Wer das ist, hat Petra gleich zum Start ihrer Arbeit gelernt – und die Daten, Abteilungszugehörigkeiten und Aufgabenbereiche aller Lichthaus-Mitarbeitenden in ihren Wissensspeicher aufgenommen.
KI-Assistenz ist 24/7 erreichbar
Hatte ein Anrufer schon einmal Kontakt zur Unternehmensgruppe, kann Petra über seine Telefonnummer direkt den Namen und bisherige Anliegen zuordnen. Wie ausführlich die Informationen sind, die Petra mit der Rückrufbitte weitergibt, können die Anrufer selbst steuern. „Manche nutzen Petra besonders außerhalb unserer Öffnungszeiten, um sich den Aufwand einer E-Mail zu sparen und erläutern ihr das Anliegen ausführlich. Andere geben nur ein Stichwort und warten dann auf den Rückruf“, erläutert Overhaus.
In der Regel dauert ein Gespräch mit Petra ein bis fünf Minuten. Dass sie dabei die richtige Balance findet, ist Teil ihres laufenden Lernprozesses. „Darüber sollte man sich beim Einsatz von KI immer im Klaren sein: Es ist ein ständiger Trial-and-Error-Prozess – nicht nur beim Anlernen der KI, sondern auch bei den Prozessanpassungen im Team“, sagt Overhaus. Im konkreten Fall bedeutet dies: Wenn die Mitarbeitenden nicht zeitnah und konsequent die Rückrufbitten erfüllen, werden die Kunden die KI nicht akzeptieren. „Wir haben daher die interne Regel, dass ein Rückruf innerhalb von 24 Stunden erfolgen muss. Häufig findet er auch bereits nach ein bis zwei Stunden statt.“
Terminvereinbarung kann automatisiert erfolgen
Petra kennt zudem die Urlaubszeiträume, freien Tage und die üblichen Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeitenden und kann die Kunden bei ihrem Anruf bereits entsprechend informieren. Wenn ein Kunde einen Termin vereinbaren möchte, kann Petra dies ebenfalls durch den Zugriff auf den Kalender des entsprechenden Mitarbeiters – und trägt ihn auch direkt ein.
Um Petra in ihrem Lernprozess zu unterstützen, können die Mitarbeiten ihr Feedback geben. Darüber hinaus entwickelt der Anbieter die KI laufend weiter. „Unsere Bilanz ist auf jeden Fall positiv“, sagt Overhaus. „Es ist ruhiger geworden und konzentriertes Arbeiten viel besser möglich. Für unsere Kunden ist es ein großer Mehrwert, da sie uns jederzeit erreichen können. Außerhalb unserer Geschäftszeiten prüft Petra die Dringlichkeit der Anrufe und leitet sie entsprechend an den Notdienst weiter. Zudem haben die Werbeanrufe abgenommen, da Petra sie heraussiebt.“
Bildzeile: Geschäftsführer Alexander Overhaus mit dem Dashboard seiner KI-Kollegin Petra. Foto wfc/Sabrina Becker